In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen een beschrijving gegeven van activiteiten die in 2025 zijn uitgevoerd op de thema’s actieve - en passieve openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding.
In artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) staat dat de overheid elk jaar moet uitleggen hoe de Woo wordt uitgevoerd. Deze openbaarheidsparagraaf is gemaakt om aan die verplichting te voldoen.
Actieve openbaarmaking
De verplichting uit de Woo tot het actief openbaar maken van (een deel van) de informatiecategorieën uit de wet is in 2025 niet ingegaan. Dit heeft de provincie niet tegengehouden om door te gaan met de voorbereidingen, want we vinden het belangrijk om open en duidelijk te zijn, zodat inwoners kunnen zien wat we doen en waarom.
In voorbereiding op deze verplichting is in 2025 een impactanalyse uitgevoerd en afgerond. Deze analyse laat zien wat het openbaar maken van de 15 informatiecategorieën betekent voor de provincie. Op dit moment verplicht de Woo ons om vier van de informatiecategorieën openbaar te maken. Dit doen we, maar bij één informatiecategorie voldoen we nog niet geheel aan de gestelde eisen. Uit de analyse blijkt verder dat de provincie al veel informatie openbaar maakt. Voor bijna alle categorieën moeten we de manier van werken en onze systemen aanpassen. Daarnaast staat informatie nu verspreid online en is niet altijd makkelijk te vinden. Daarom werken we aan één centraal platform: Open Zuid-Holland. We zien het belang van een transparante overheid en willen actief openbaar maken, maar de kennis hierover moet nog groeien. Daarom is in 2025 een communicatiestrategie geschreven, die begin 2026 klaar is. Daarnaast is een concept visie voor de inspanningsverplichting opgesteld. Deze visie is bedoeld om richting te geven aan de wettelijke verplichting om, aanvullend op de eerdergenoemde informatiecategorieën, betekenisvolle informatie uit eigen beweging openbaar te maken. De planning is dat deze visie in 2026 ter vaststelling wordt voorgelegd.
Passieve openbaarmaking
Inwoners, journalisten en onderzoekers kunnen met een Woo-verzoek aan de provincie vragen om informatie openbaar te maken. Dit noemen we passieve openbaarmaking. Ook in 2025 heeft de provincie zich ingezet om de Woo-verzoeken goed en tijdig af te handelen. Dit is bij het grootste deel van de verzoeken gelukt. Daar zijn we trots op. Het lukt ons echter niet altijd om de verzoeken op tijd af te handelen. Dan gaat het om Woo-verzoeken die zo groot of ingewikkeld zijn dat we meer tijd nodig hebben om alle documenten te verzamelen en in orde te maken voor publicatie.
De trend dat we steeds meer grote en ingewikkelde Woo-verzoeken ontvangen, heeft zich in 2025 voortgezet. De beschikbare capaciteit voor de afhandeling van alle Woo-verzoeken komt door de afhandeling van deze verzoeken onder druk te staan.
We nemen sinds eind 2025 met elke Woo-verzoeker contact op. Met deze gesprekken willen we verzoekers informeren over de procedure en vertellen we of we verwachten dat we meer tijd nodig hebben voor de afhandeling van het Woo-verzoek dan volgens de wet mag. Soms stellen we ook vragen om meer duidelijkheid te krijgen over het verzoek.
Bij grote Woo-verzoeken proberen we met de verzoeker afspraken te maken over welke informatie het belangrijkst is, zodat we daar als eerste naar op zoek kunnen gaan. Het komt ook voor dat we met de verzoeker afspraken maken over een langere termijn die nodig is voor de afhandeling van het verzoek.
Woo en AI
De provincie werkt aan meerdere ‘artificial intelligence’ (AI) hulpmiddelen om het werk rond de Woo makkelijker en beter te maken. Samen met de leverancier ontwikkelen we een AI-schrijfkader dat helpt om duidelijk en begrijpelijk te schrijven. Medewerkers krijgen direct feedback in hun document. We hebben hiervoor speciale schrijfregels voor de Woo opgesteld en we proberen het nu uit met een pilotgroep. Ook werken we met een Woo- - chatbot die juridische medewerkers helpt met vragen over de Woo. Verder werken we samen met het nieuwe AI-team van de provincie aan de doorontwikkeling van het ‘Woo-verzicht’. Het Woo-verzicht is samen met andere provincies ontwikkeld door AI-specialisten die binnen een traineeship samenwerken aan AI-tools die een oplossing bieden voor interprovinciale uitdagingen. Het Woo-verzicht helpt om openbare Woo-documenten makkelijk terug te vinden en te doorzoeken. In de (huidige) eerste fase is het Woo-verzicht bedoeld voor de provinciale Woo-specialisten. Op termijn zal het Woo-verzicht ook voor interne collega’s en later ook voor externen beschikbaar komen. Dit prototype wordt stap voor stap verbeterd. En AI helpt ons om documenten sneller en veiliger te anonimiseren. De laktooling herkent automatisch gevoelige informatie, zoals namen en adressen. Zo besparen we tijd en verkleinen we de kans op fouten.
Informatiehuishouding
Het programma Informatietransitie (2023 – 2028) brengt de informatievoorziening op orde, en zorgt voor mensen en middelen om te sturen en te controleren zodat de informatiehuishouding ook op orde blijft.
In 2025 zijn de eerste stappen gezet richting businessimplementatie van de Informatietransitie. Dit betekent dat er nieuwe werkafspraken zijn over het zorgvuldig omgaan met data en informatie. Inmiddels zijn 16 professionele teams naar de nieuwe samenwerkingsomgeving overgegaan. In deze omgeving wordt informatie zorgvuldig bewaard volgens de archiefregels. Daarbij zijn de teams door de Informatietransitie geholpen met presentaties en opleidingen.
Een cruciale stap in de ontwikkeling van de Informatietransitie is de vaststelling van het metadata-model voor de provincie Zuid-Holland. Metadata is extra informatie die helpt om bijvoorbeeld een document makkelijker te vinden, te begrijpen, te beheren en openbaar te maken. De provincie zorgt ervoor dat alle actieve data en informatie de juiste metadata krijgt.
Daarnaast werkt het programma Informatietransitie aan een nieuwe workflow- functionaliteit ter ondersteuning van het besluitvormingsproces, zoals het openbaar maken van de besluiten van de Gedupeerde Staten. Daarmee wordt een belangrijke stap gezet in de voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van het proces van openbaarmaking.
Meerjarenplan voor de provincies
Van de Woo moeten alle overheidsorganisaties een plan maken hoe zij ervoor zorgen dat hun informatie altijd goed te vinden en te gebruiken is, zodat we opener en duidelijker zijn. De provincie heeft dit samen met andere provincies opgeschreven in het Meerjarenplan Digitale Informatiehuishouding Provincies 2026-2030. Dit meerjarenplan is samen met de plannen van andere overheidsorganisaties eind 2025 door de minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer gestuurd.