In augustus 2021 heeft de commissie BBV een notitie gepubliceerd waarin instructies zijn opgenomen inzake het opnemen van aanvullende informatie over de (financiële) rechtmatigheid in de provinciale jaarrekening. Een aantal onderdelen van deze instructie zijn ‘verplicht’, andere onderdelen betreffen aanbevelingen. In de Financiële Verordening provincie Zuid-Holland 2021 hebben Provinciale Staten de ‘kaders van de rechtmatigheidsverantwoording’ vastgesteld (zie artikel 5.4 lid3, 4 en 5 van de financiële Verordening provincie Zuid-Holland 2021). Hierin staat beschreven welke onderwerpen met betrekking tot de (financiële) rechtmatigheid, naast de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording zelf, moeten worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder worden deze onderwerpen, uitgaande van het boekjaar 2025, toegelicht.
a. Verantwoording van niet-financiële onrechtmatigheden
Een niet financiële onrechtmatigheid kan zich voordoen bij de Wet fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) en onderliggende regelingen. Aan overtredingen van de Wet fido, bijvoorbeeld overschrijdingen van de kasgeldlimiet of renterisiconorm, zijn meestal geen (directe) financiële gevolgen verbonden.
Voor zover bekend heeft de hiervoor genoemde niet-financiële onrechtmatigheid zich in het verslagjaar 2025 niet voorgedaan.
b. Verantwoording van fraudes die betrekking hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening
Met betrekking tot het boekjaar 2025 zijn geen fraudegevallen bekend die het getrouwe beeld van de jaarrekening 2025 beïnvloeden.
c. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid.
Hierbij kan gedacht worden aan nieuwe of aanvullende wetgeving. Of voortschrijdend inzicht bij overheid en/of accountants wat kan leiden tot aanpassing van de bestaande wet- en regelgeving.
In april 2025 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken verschillende wetten aangepast die noodzakelijk zijn om het opstellen van een Rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten een juridische basis te geven. Een van deze wetten betreft het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). Deze gewijzigde wetten vormen de basis voor het opstellen van de Rechtmatigheidsverantwoording 2025
Het proces van opstellen én controleren van de rechtmatigheidsverantwoording 2025 wordt nog voor het zomerreces 2025 geëvalueerd tussen Gedeputeerde Staten, de ambtelijke organisatie en de accountant. De leer- en verbeterpunten die uit deze evaluatie blijken worden meegenomen bij het proces met betrekking tot het uitvoeren van rechtmatigheidscontrole 2026 en het opstellen van de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.
d. Verwachte problemen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid
Onderwerpen die vallen onder dit aandachtsgebied hebben betrekking op verwachte ontwikkelingen in het komende verslagjaar die mogelijk kunnen leiden tot problemen/knelpunten op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Hierbij kan gedacht worden aan ontwikkelingen op het gebied van personeel (té weinig mensen), automatisering (nieuwe applicaties, storingen e.d.) en maatschappij (COVID e.d.).
Het is niet de verwachting dat er, als gevolg van genoemde onderwerpen, problemen ontstaan bij het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole 2026 en het opstellen van de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.
e. Verwachte knelpunten op het gebied van (financiële) rechtmatigheid
Voor informatie over dit onderwerp verwijzen wij naar de informatie die is opgenomen bij onderdeel ‘d’.
f. Omvangrijke posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid
Naast de toelichting die is gegeven op de afwijkingen die zijn geconstateerd bij het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole 2025 zijn er geen specifieke omvangrijke posten te melden.
g. Bijzondere posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole 2025 zijn, naast de beschreven en toegelichte afwijkingen, geen bijzondere posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid geconstateerd.
h. Grote risico’s op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid (management by exception)
Management by exception is de wijze van leidinggeven waarbij het management vooral stuurt op afwijkingen van de norm of de verwachting. Bij de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole 2025 zijn geen grote risico’s geconstateerd, die het gevolg zijn van ‘management by exception’ geconstateerd.